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電話禮儀有哪些?接聽電話的禮儀常識
2017-12-22 00:06:38 來源: 】【繁體

在日常生活中,掌握一些接聽電話的禮儀,能夠讓對方在你親切的話語中心平氣和的談事情,也能夠讓自己給對方產生良好的印象。下面是360常識網網的小編為大家精心整理的“接聽電話禮儀常識”,希望能夠幫助到大家。

接聽電話禮儀常識

一、接聽電話要迅速

電話一般控制在鈴響三聲之內接聽,否則,會被認為失禮。電話在第三盧鈴響之前接聽,會讓打電話的人覺得你很重視他的時間,不希望讓人久等。當你手邊正在忙其他事情時,請你記住一點,打電話的人并不知道你正在做什么,他們只知道電話沒人接聽,迅速接聽電話可以為你在別人心口中的形象加分。

二、講話要禮貌

接聽電話時拿起聽筒應先問好,打電話的人應馬上回禮說:“你好。”如果是在工作單位接聽電話,在問好之后還可以接下來介紹說明企業的名字,如“你好,泰達公司,請問找哪位?”打電話的一方在問好后應主動證實是否是要找的單位,如“你好,是泰達公司嗎?”

三、接電話不及時應表示歉意

有時自己在趕一件緊急的工作,雖然聽到電話鈴響.卻無法脫身前去接聽,讓對方等門B久,這時拿起聽筒首先應當說:“對不起,讓您久等了,我是……”及時向對方表示歉意,是很重要且不可忽略的禮貌。對方聽了您的道歉,即使心中有些不快,也就容易消除或者不便發作了。

四、注意音調,保持笑容

電話另一端的人看不見你,所以他對你的印象就完全取決于你說話的內容和聲調。因此,打電話時語調和表達能力十分重要。無論打電話還是接電話,語調都應該平穩柔和、親切禮貌,不要裝腔作勢,嬌聲嗲氣,更不要嘴里吃著東西講話。交談時要盡量微笑,這樣可使你的聲音聽起來更為友好熱情,如同面對面談話一樣。

五、替他人著想

給不太熟的人打電話時,要主動先報姓名。對從電話里聽不出你聲音的熟朋友,也應馬上自報姓名,不應讓對方“猜”你是“誰”。

用公用電話時,講話應力求簡短,以免影響別人用電話。打電話時要確定正確的號碼,以免憑記憶撥錯號而打擾其他的人。一旦發現撥錯電話號碼,應向對方道歉。接到打錯的電話要溫和地告訴對方:“你打錯了!”粗暴和不耐煩的回答不儀會使對方反感,也會使周圍的人對你產生不好的印象。

如果打電話的人要找的人不在,接電話的人應主動問是否需要轉告。對方會將白己姓名、電話號碼留下,并清他轉告自己的友人,待他回來即回電話。

工作電話最好在上班時間內打,應盡量在對方上班10分鐘后和下班10分鐘之前,這時對方可以認真聽你講話,不會有匆忙之感。公務電話應言語簡潔、意思明了,避免不必要的閑談。

給同學、同事、朋友家里打電話應在早晨8點鐘以后、晚上10點鐘以前,太早或太晚都不適宜,除非有重要的事情需要告知或商量。

六、養成邊打電話邊作記錄的習慣

打電話是一種彼此間隔、時間有限、問答匆忙的對話方式,如果不作記錄,往往難以把握要點或有遺漏;尤其是一些工作電話需要轉告上司或同事,則更需要仔細記錄。要養成左手拿話筒,右于執筆的習慣,正確記錄欲傳達之事:一般說來,依照何時、何地、何人、何事、如何處理等方面作記錄,應簡潔、明了,切忌拖泥帶水。

七、適度地附和與重復對方的話

打電話時不僅要認真傾聽對力講話,還要禮貌地回應對方,適度地附和與重復對方談話中的要點,或者將這些要點用另一種簡潔的方式表達出來,這不僅會使對方感到你在認真聽他講話,而且也比只是簡單地說“是”或“好”要讓人愉快得多。

八、請對方重達應注意禮貌

如果電話聽不太清楚時,應當請對方重達一下,可以這樣說:“電話聽不太清楚”、“電話的聲音很小”,或者說:“請再重達一遍,讓我記錄下來”等等。但如果說:“您的聲音太小廠,講大聲點兒”或“聽不清楚您在講什么”等,則是非常失禮的。

九、替他人接電話更應注意禮貌

作為辦公室的工作人員,常常要遵從上級的指示,攔截或回復各種電話,這時更應注意禮貌。如果對方來電話找你的經理時,你就應當用友好的聲音詢問對方:“我能否告訴我們經理,是誰打給他的嗎?”這樣,對方會把姓名、單位及打電話的意圖告訴你。如果有人打電話約見你的上司,你一定要善意地提出想了解他約見的目的,根據情況再靈活禮貌地處理。在彼此通話結束時,雙方應最后寒暄兩句,然后稍微等待一下再掛斷,不能聽后馬上把電話扔回原處。這些簡單而平常的交往手段不可忽視,因為,一項重要的工作,一筆大宗的業務,可能會因為一個電話處理不當而告吹。

十、打電話的一方先掛機

與上級、長輩等通電話時,應先等對方掛掉電話之后,再把電話筒放下。日常生活中,還常常出現這種情況,通電話的兩個人都覺得已無話可說,可誰電不好意思光放下電話,認為那是不禮貌的。于呈兩人便各據——方“哼”起來沒完。其實這大可不必了,感情再深也不可能不放下電話。那么,由誰先放下合理呢,當然應該由電話的一方先掛機。

通話結束應輕輕放下聽筒,不要用力過猛,“喀嚓”一聲掛斷電話,這是不禮貌、不文明的。

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